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Notaires : 5 règles d’or pour bien conduire un entretien d’embauche

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Quand on est notaire, le recrutement est un défi en soi : systématiquement une petite prise de risque et potentiellement une grosse prise de tête. Le meilleur moyen de recruter le talent qui correspond à vos attentes et à celles de votre Étude, c’est de soigner les entretiens d’embauche. Si vous voulez identifier le bon profil pour votre Étude notariale, vous devez donc apprendre à bien mener un entretien d’embauche. 

Voici quelques bonnes pratiques que vous révèlent les consultant(e)s en recrutement notarial de chez LIONS. Elles vous aideront à faire les bons choix parmi les candidat(e)s qui postulent… 

Règle n°1 : en tant que recruteur/recruteuse, prenez le temps de préparer l’entretien 

Un entretien d’embauche, ça se prépare des deux côtés. Avec les autres associé(e)s de l’Étude, prenez d’abord le temps de déterminer les compétences minimales requises pour ce poste, aussi bien en termes de savoir-faire (“hard skills”) que de savoir-être (“soft skills”). 

Avec vos associé(e)s, vous devez avoir une vision claire et commune de la culture d’entreprise de votre Étude notariale. Essayez de la formaliser à l’écrit, à l’aide de valeurs, d’engagements ou de mots-clés. Cela vous aidera à affiner vos critères de recrutement (pour la partie “soft skills”), à annoncer clairement la couleur aux candidat(e)s et à vous assurer que cela peut matcher entre vous (voir ci-dessous la Règle n°4).

Enfin, pensez bien à préparer à l’écrit :

  • le déroulé de l’entretien (voir ci-dessous la Règle n°3), 
  • une liste de questions, génériques ou personnalisées, 
  • ainsi que l’énoncé du test juridique si vous souhaitez en soumettre un (voir ci-dessous la Règle n°5). 

Règle n°2 : mettez les candidat(e)s à l’aise

Le jour de l’entretien, commencez par accueillir chaleureusement la personne qui postule. Faites preuve de convivialité, d’empathie et de considération : “Comment allez-vous ? Merci de vous être déplacé(e) jusqu’à l’Étude. Vous voulez un café ?” 

Insistez bien sur le fait que vous êtes là tou(te)s les deux pour la même raison : apprendre à vous connaître. En quelque sorte, vous passez un entretien tout autant que les candidat(e)s. Un peu comme lors d’un “date”, vous devez prendre conscience mutuellement de ce qui matche et ne matche pas entre vous, avant de prendre la décision d’aller plus loin ou non. 

Vous pouvez aussi lui expliquer qu’il n’y a pas d’échec possible à cet entretien : “Ce n’est pas parce que nous avons des critères et que vous n’y répondez pas que vous êtes un(e) mauvais(e) candidat(e) ou une mauvaise personne.”

Règle n°3 : annoncez-leur le déroulé de l’entretien

Jouez la carte de la transparence et rassurez les candidat(e)s en leur annonçant le déroulé de l’entretien. C’est le meilleur moyen de ne rien oublier et de ne rien laisser de côté, pour vous comme pour la personne en face. 

Exemple : 

  • Voilà comment va se dérouler l’entretien :  
  • Vous vous présentez, puis je me présente. 
  • Puis je vous poserai quelques questions sur votre personnalité et vos valeurs.
  • Puis je vous poserai des questions juridiques, techniques [éventuellement : “je vous soumettrai un test juridique”]
  • Puis vous pourrez me poser vos questions sans tabou (au moins 3 questions hyper importantes pour vous). 

Règle n°4 : focalisez-vous sur leurs “soft skills” (savoir-être)

L’objectif principal de l’entretien d’embauche est de vérifier que les valeurs, les attentes, la personnalité du (ou de) la candidat(e) collent à celles de votre Étude. Aussi devez-vous vous focaliser dans un premier temps sur les “soft skills”, également désignées sous le terme de “savoir-être” (par opposition aux savoir-faire).

Exemples de “soft skills” souvent plébiscitées par les Études notariales : sens de la relation client (surtout pour les actes courants), pugnacité et esprit de synthèse (surtout pour l’immobilier institutionnel), proactivité, bonne humeur, rigueur, sens de l’organisation et des priorités, empathie, capacité à ne pas procrastiner, à ne pas laisser les dossiers s’accumuler, endurance, régularité, réactivité, curiosité, tendance à se mettre à jour des dernières nouveautés juridiques, esprit pédagogique (capacité à se mettre au niveau des clients, à leur expliquer des choses compliquées avec des mots simples), sens de la médiation, capacité à décider, à aller à l’essentiel, à aller chercher la solution, patience… 

Une fois que vous avez identifié avec vos associé(e)s les “soft skills” exigées au sein de votre Étude notariale, il faut challenger les candidat(e)s pendant l’entretien en les mettant en situation ou en leur demandant de raconter des cas rencontrés dans leur vie professionnelle. 

A l’issue de l’entretien, vous devrez être capable de dire quelles “soft skills” manquent à la personne qui postule. Est-ce que ces « défauts » constituent un point bloquant pour l’Étude (“must have”) ? Ou est-ce qu’ils soulèvent une simple alerte sur laquelle il faudra travailler pour “faire grandir” la personne (“nice to have”) ?

Les candidat(e)s parfait(e)s n’existent pas. L’important, c’est d’avoir pris conscience de leurs limites et d’en faire le deuil par avance si vous décidez de les engager en connaissance de cause. 

Règle n°5 : évaluez leur savoir-faire avec un test juridique 

Si des compétences techniques précises sont exigées pour le poste, alors il ne faut pas hésiter : préparez un test juridique, que vous soumettrez aux candidat(e)s au cours de l’entretien. Cela reste le meilleur moyen de valider un savoir-faire (“hard skill”). 

Bien sûr, il est important de discuter des spécialités développées par la personne qui postule au cours des ses études et de ses expériences professionnelles. Mais vous aurez parfois besoin d’une connaissance plus fine et plus concrète des connaissances des candidat(e)s. Il ne s’agit pas d’un examen avec une note : vous devez savoir ce que la personne “vaut”, identifier son “niveau” pour savoir où placer le curseur par la suite, lorsqu’il s’agira de procéder au recrutement pour de bon. 

Du moment que vous avez mis la personne à l’aise, que vous l’avez rassurée, tout va bien se passer. Il suffit de lui expliquer qu’il n’y a pas de mauvaise réponse, que vous procédez à cette étude de cas pour accélérer le processus d’embauche, pour faire le bon choix en toute transparence – et aussi pour aider les candidat(e)s à faire le bon choix ! Tout le monde y gagne. 

Enfin, une dernière recommandation : pour mieux attirer et fidéliser vos collaborateurs en développant une véritable “marque employeur”, vous avez tout intérêt à contacter un cabinet RH spécialisé dans le notariat, qui saura vous accompagner, vous former et vous autonomiser.